Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Tovoda sp. z o.o., a także zasady stosowania plików Cookies i technologii śledzących w ramach działania Platformy.
Platforma umożliwia m.in. dostęp do danych udostępnianych przez Tovoda, integrację z usługami i produktami Tovoda oraz kontakt z Tovoda. Administratorem danych jest Tovoda, zgodnie z dalszymi postanowieniami Polityki.
Na potrzeby niniejszej Polityki przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:
Administrator – Administrator danych osobowych, czyli podmiot, który samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Administratorem jest Tovoda;
Cookies – dane informatyczne zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, wykorzystywane m.in. do poprawnego działania Platformy oraz do celów statystycznych i marketingowych;
Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, przetwarzane za pośrednictwem Platformy;
Platforma – aplikacja mobilna Tovoda, strona internetowa i sklep dostępne pod adresem www.tovoda.pl, system Tovoda dostępny pod adresem system.tovoda.pl;
Polityka – niniejsza Polityka prywatności;
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Tovoda – Tovoda sp. z o.o. z siedzibą w Habdzinie (05-520) pod adresem Habdzin 73A, NIP: 1231582623, REGON: 54200484000000, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0001178886;
Użytkownik – każda osoba fizyczna korzystająca z Platformy.
Podmiotem odpowiedzialnym za realizację zadań wskazanych w Polityce jest Administrator.
Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane zgodnie z:
ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000 z późn. zm.),
przepisami RODO,
ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r., poz. 344 t.j.).
§ 2. Administratorzy danych osobowych
Administratorem danych osobowych Użytkowników Platformy, osób korzystających z formularzy kontaktowych oraz wszelkich danych zbieranych w związku z funkcjonowaniem Platformy, jest Tovoda.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Tovoda można kontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@tovoda.pl lub pisemnie na adres siedziby Tovoda.
§ 3. Kategorie danych i źródła ich pozyskania
Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Tovoda zależy od rodzaju relacji z Użytkownikiem oraz celu przetwarzania. Dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od Użytkownika lub z systemów technicznych wykorzystywanych przez Platformę.
W szczególności, przetwarzaniu mogą podlegać następujące dane osobowe:
Dane identyfikacyjne i kontaktowe Użytkowników:
imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
afiliacja, stanowisko,
nazwa i adres instytucji lub firmy,
adres do korespondencji,
numer identyfikacji podatkowej (NIP – w przypadku działalności gospodarczej),
numer KRS,
adres IP,
podpis elektroniczny (jeśli stosowany).
Dane dotyczące korzystania z Platformy i jej funkcji:
dane podane w formularzach,
dane sesyjne i historii aktywności (czas trwania sesji, kliknięcia, preferencje językowe),
Dane zbierane automatycznie przez systemy teleinformatyczne Platformy:
adres IP,
dane o systemie operacyjnym, przeglądarce internetowej, rodzaju i identyfikatorze urządzenia,
logi systemowe i dane diagnostyczne (np. komunikaty o błędach, kody odpowiedzi HTTP),
identyfikatory sesji, tokeny autoryzacyjne,
dane o sposobie korzystania z funkcji Platformy (czasy odpowiedzi, liczba odwiedzonych podstron, źródło wejścia).
Dane zbierane za pomocą plików Cookies i podobnych technologii:
dane identyfikacyjne urządzenia,
dane sesyjne,
preferencje Użytkownika (język, zgody Cookies),
identyfikatory przypisane przez narzędzia zewnętrzne (Google Analytics, Facebook Pixel, itp.). Szczegółowe informacje zawarte są w § 9.
Dane osobowe mogą być pozyskiwane:
bezpośrednio od Użytkownika podczas rejestracji lub korzystania z Platformy,
od osób trzecich (np. reprezentantów Użytkownika, zewnętrznych dostawców weryfikacyjnych),
z ogólnodostępnych baz danych lub rejestrów.
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z zasadą minimalizacji, w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w kolejnych paragrafach Polityki.
§ 4. Cele i podstawy przetwarzania
Dane osobowe przetwarzane są przez Tovoda w celu realizacji konkretnych funkcji Platformy, w oparciu o odpowiednie podstawy prawne zgodnie z art. 6 RODO.
Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
świadczenia usług drogą elektroniczną i zapewnienia funkcjonalności Platformy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy),
zapewnienia bezpieczeństwa technicznego i obsługi Platformy, w tym tworzenia logów technicznych, prowadzenia rejestrów operacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora),
obsługi zapytań przesyłanych przez formularze, wnioski oraz korespondencję e-mail – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, jeśli wymagana),
prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług, w tym poprzez przesyłanie newsletterów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes),
analizy działania Platformy oraz wprowadzania ulepszeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes),
prowadzenia analiz i statystyk korzystania z Platformy w celu jej ulepszania i rozwijania – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
prowadzenia testów technicznych oraz rozwoju Platformy z użyciem danych testowych, zanonimizowanych lub – w minimalnym zakresie – rzeczywistych danych operacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa płatności, blokowanie nieautoryzowanych dostępu, wykrywanie prób włamania lub nieautoryzowanego użycia Platformy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora),
realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych, w tym archiwizacja dokumentów księgowych i transakcyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do korzystania z określonych Usług. W przypadkach, gdy podanie danych jest wymagane przepisami prawa lub konieczne do realizacji funkcji Platformy, brak ich podania może uniemożliwić skorzystanie z danej Usługi. We wszystkich pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne.
W przypadku zbierania danych na podstawie zgody, Użytkownik ma prawo w każdej chwili ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
W zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania Platformy i jej funkcjonalności, Platforma korzysta z metadanych Użytkownika. Przez metadane należy rozumieć proces odczytywania i rozpoznawania przez system informatyczny strony konfiguracji i podzespołów komputera, z którego korzysta Użytkownik w celu dopasowania strony do jego możliwości oraz ustanowienia bezpiecznego połączenia między komputerem Użytkownika a Platformą. Co ważne takie metadane nie mogą prowadzić do identyfikacji Użytkownika, jak również nie są w żaden sposób szkodliwe dla przechowywanych na komputerze danych. Tym niemniej Użytkownik ma prawo w każdym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie metadanych poprzez stosowne skonfigurowanie swojej przeglądarki, lub urządzenia albo pobranie stosownej wtyczki dostarczanej przez producenta przeglądarki lub urządzenia. W tym celu należy skonsultować się z producentem oprogramowania i jego zaleceniami.
Administrator nie prowadzi profilowania ani nie podejmuje wobec Użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób na nich wpływających.
§ 5. Podmioty przetwarzające i odbiorcy danych
Dane osobowe przetwarzane w ramach Platformy mogą być powierzane zewnętrznym dostawcom usług działającym na zlecenie Tovoda, zgodnie z art. 28 RODO.
Dane mogą być przetwarzane przez podmioty świadczące usługi:
hostingu i przechowywania danych (np. Amazon Web Services),
obsługi mailingu i automatyzacji komunikacji (np. Mailgun, Brevo),
wsparcia technicznego i analityki działania Platformy,
administracyjnego utrzymania systemów i narzędzi wewnętrznych,
obsługi płatności i realizacji transakcji.
Tovoda może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających (subprocesorów), których lista kategorii lub nazwy jest udostępniana na stronie internetowej Polityki prywatności. Wszystkie podmioty przetwarzające działają na podstawie stosownych umów powierzenia danych osobowych i zapewniają co najmniej równoważny poziom bezpieczeństwa i zgodności z RODO.
Dane osobowe mogą być również udostępniane uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 6. Przekazywanie danych poza EOG
Dane osobowe przetwarzane w ramach Platformy mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji usług świadczonych przez Tovoda lub jego podmioty przetwarzające – w szczególności w przypadku korzystania z narzędzi oferowanych przez dostawców mających siedzibę poza EOG (np. Google LLC, Mailgun Technologies, Inc.).
W przypadkach, o których mowa w ust. 1 powyżej, przekazywanie danych odbywa się zgodnie z rozdziałem V RODO, a w szczególności na podstawie:
standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (SCC),
decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
wiążących reguł korporacyjnych lub innych przewidzianych prawem mechanizmów zabezpieczających.
Tovoda zapewnia, że wszystkie podmioty przetwarzające dane poza EOG gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych oraz spełniają wymagania określone w RODO.
Administrator zawsze informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
§ 7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przetwarzane przez Tovoda są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa lub uzasadnionych interesów Administratora, w tym w szczególności:
dane techniczne i logi systemowe – przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, o ile obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej,
dane związane z dokumentacją finansową i księgową – przez okres 10 lat od zakończenia roku obrotowego, którego dotyczą, zgodnie z przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
Po upływie okresów wskazanych w ust. 1, dane osobowe są trwale usuwane lub zanonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane przepisami prawa.
§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane są przetwarzane w związku z korzystaniem ze Platformy, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:
prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych do innego Administratora,
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
W celu realizacji swoich praw, Użytkownik powinien skontaktować się pod adresem e-mail: biuro@tovoda.pl lub pisemnie na adres siedziby Tovoda.
Każda osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
§ 9. Pliki Cookies i technologie śledzące
Poprzez pliki „Cookies” należy rozumieć dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane na urządzeniach końcowych Użytkowników (zazwyczaj na twardym dysku komputera lub w urządzeniu mobilnym) służące do zapisywania przez przeglądarkę Użytkownika określonych ustawień i danych w celu korzystania ze stron internetowych. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, zapewniając komfort podczas jej użytkowania. Przechowywanie plików „Cookies” umożliwia zatem odpowiednie przygotowanie strony internetowej i oferty pod kątem preferencji Użytkownika - serwer rozpoznaje go i pamięta m. in. preferencje takie jak: odwiedziny, kliknięcia, poprzednie działania.
„Cookies” zawierają w szczególności nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer służący do identyfikacji przeglądarki, z której następuje połączenie ze stroną internetową.
Pliki „Cookies” używane są w celu:
dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych,
tworzenia anonimowych statystyk, które poprzez pomoc w ustaleniu w jaki sposób Użytkownik korzysta ze stron internetowych umożliwiają ulepszanie ich struktur i zawartości,
dostarczania Użytkownikom witryny treści reklamowych dostosowanych do ich zainteresowań.
Pliki „Cookies” nie służą identyfikacji Użytkownika i na ich podstawie nie jest ustalana jego tożsamość.
Zasadniczy podział plików „Cookies” stanowi ich rozróżnienie na:
Pliki „Cookies” o charakterze niezbędnym - są absolutnie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej lub funkcjonalności z których Użytkownik chce skorzystać, gdyż bez nich nie moglibyśmy świadczyć wielu usług, które oferujemy. Niektóre z nich zapewniają także bezpieczeństwo usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną.
Pliki „Cookies” o charakterze funkcjonalnym - są ważne dla działania strony internetowej ze względu na to, że:
służą wzbogaceniu funkcjonalności stron internetowych; bez nich strona internetowa będzie działała poprawnie, jednak nie będzie dostosowana do preferencji Użytkownika,
służą zapewnieniu wysokiego poziomu funkcjonalności stron internetowych; bez nich może obniżyć się poziom funkcjonalności strony internetowej, ale ich brak nie powinien uniemożliwić zupełnego korzystania z niej,
służą większości funkcjonalności stron internetowych; ich zablokowanie spowoduje, że wybrane funkcje nie będą działać prawidłowo.
Pliki „Cookies” o charakterze biznesowym - umożliwiają realizację modelu biznesowego w oparciu, o który udostępniona jest strona internetowa; ich zablokowanie nie spowoduje niedostępności całości funkcjonalności, ale może obniżyć poziom świadczenia usługi ze względu na brak możliwości realizacji przez właściciela strony internetowej przychodów subsydiujących jej działanie. Do tej kategorii należą np. „Cookies” reklamowe.
Pliki „Cookies” służące konfiguracji stron internetowych - umożliwiają ustawienia funkcji i usług na stronach internetowych.
Pliki „Cookies” służące bezpieczeństwu i niezawodności stron internetowych - umożliwiają weryfikację autentyczności oraz optymalizację wydajności stron internetowych.
Pliki „Cookies” służące uwierzytelnianiu - umożliwiają informowanie, gdy Użytkownik jest zalogowany, dzięki czemu strona internetowa może pokazywać odpowiednie informacje i funkcje.
Pliki „Cookies” badające stan sesji - umożliwiają zapisywanie informacji o tym, jak Użytkownicy korzystają ze strony internetowej. Mogą one dotyczyć najczęściej odwiedzanych stron lub ewentualnych komunikatów o błędach wyświetlanych na niektórych stronach. Pliki „Cookies” służące do zapisywania tzw. „stanu sesji” pomagają ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania stron.
Pliki „Cookies” badające procesy zachodzące na stronie - umożliwiają sprawne działanie strony internetowej oraz dostępnych na niej funkcji.
Pliki „Cookies” obsługujące reklamy - umożliwiają wyświetlanie reklam, które są bardziej interesujące dla Użytkowników, a jednocześnie bardziej wartościowe dla wydawców i reklamodawców; pliki „cookie” mogą być też używane do personalizowania reklamy, a także do wyświetlania reklam poza stronami internetowymi.
Pliki „Cookies” uzyskujące dostęp do lokalizacji - umożliwiają dostosowanie wyświetlanych informacji do lokalizacji Użytkownika.
Pliki „Cookies” prowadzące analizy, badania czy audyt oglądalności - umożliwiają właścicielowi stron internetowych lepiej zrozumieć preferencje ich Użytkowników i poprzez analizę ulepszać i rozwijać produkty i usługi. Zazwyczaj właściciel strony internetowej lub firma badawcza zbiera anonimowo informacje i przetwarza dane na temat trendów, bez identyfikowania danych osobowych poszczególnych Użytkowników.
Pliki „Cookies” nieszkodliwe - obejmuje Cookies niezbędne do poprawnego działania strony internetowej oraz potrzebne do umożliwienia działania funkcjonalności strony internetowej, jednak ich działanie nie ma nic wspólnego ze śledzeniem Użytkownika
Pliki „Cookies” badające - wykorzystywane do śledzenia Użytkowników, jednak nie obejmują informacji pozwalających (bez innych danych) zidentyfikować konkretnego Użytkownika.
Stosowanie plików „Cookies” w celu dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji Użytkownika nie oznacza co do zasady gromadzenia żadnych informacji pozwalających na identyfikację Użytkownika, chociaż informacje te mogą mieć niekiedy charakter danych osobowych. Dane osobowe gromadzone przy użyciu plików „Cookies” mogą być zbierane wyłącznie w celu wykonywania określonych funkcji na rzecz Użytkownika. Takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.
Pliki Cookies wykorzystywane przez niniejszą stronę nie są szkodliwe ani dla Użytkownika ani dla urządzenia końcowego przez niego wykorzystywanego, dlatego w celu prawidłowego funkcjonowania serwisu zalecane jest niewyłączanie ich obsługi w przeglądarkach. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie informacji w formie plików „Cookies” i innych podobnych technologii w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownik w każdej chwili może zmienić sposób korzystania z plików „Cookies” przez przeglądarkę. W tym celu należy zmienić ustawienia przeglądarki. Sposób dokonania zmiany ustawień różni się w zależności od używanego oprogramowania (przeglądarki internetowej). Odpowiednie wskazówki znajdziesz na podstronach, w zależności od przeglądarki, której używasz.
W ramach technologii Cookies Administrator może stosować piksele śledzące lub czyste pliki GIF w celu gromadzenia informacji na temat sposobu korzystania z jego usług przez Użytkownika oraz jego reakcji na wiadomości marketingowe przesyłane pocztą elektroniczną. Piksel to kod oprogramowania, pozwalający na osadzenie na stronie obiektu, zazwyczaj obrazka wielkości piksela, który daje możliwość śledzenia zachowania Użytkowników na stronach internetowych, na których go rozmieszczono. Po wyrażeniu odpowiedniej zgody przeglądarka automatycznie nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerem przechowującym piksela, dlatego przetwarzanie danych gromadzonych przez piksel odbywa się w ramach polityki ochrony danych partnera, który ww. serwerem administruje.
Administrator może stosować internetowe pliki dziennika (które zawierają dane techniczne, takie jak adres IP Użytkownika) w celu monitorowania ruchu w obrębie jego usług, rozwiązywania problemów technicznych, wykrywania oszustw i przeciwdziałania im oraz egzekwowania postanowień Umowy Użytkownika.
Administrator informuje, że strona nie reaguje na sygnały typu DNT (ang. Do Not Track), natomiast Użytkownik może wyłączyć określone formy śledzenia w sieci, w tym niektóre dane analityczne i spersonalizowane reklamy, poprzez zmianę ustawień plików cookie w swojej przeglądarce lub za pomocą naszych narzędzi do wyrażania zgody na stosowanie plików cookie (jeżeli dotyczy).
Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików Cookies oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej oraz na poniższych stronach (wystarczy kliknąć w dany link):
Szczegółowe informacje o zarządzaniu plikami Cookies na telefonie komórkowym lub innym urządzeniu mobilnym powinny znajdować się w instrukcji obsługi danego urządzenia mobilnego.
§ 10. Zmiany Polityki prywatności
Tovoda zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki w dowolnym momencie, w szczególności w przypadku:
zmiany przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych lub usług świadczonych drogą elektroniczną,
wdrożenia nowych funkcjonalności Platformy,
konieczności doprecyzowania postanowień lub poprawy ich przejrzystości,
zmiany technologii, narzędzi lub wykorzystywanych usług zewnętrznych.
O każdej istotnej zmianie Polityki Użytkownicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie – poprzez:
komunikat wyświetlany na Platforma,
wiadomość e-mail (jeśli Użytkownik podał adres w celu komunikacji),
aktualizację wersji dokumentu z podaniem daty wejścia w życie.
Archiwalne wersje Polityki będą dostępne do wglądu na Platforma lub przesyłane przez Tovoda na żądanie.
Dalsze korzystanie z Platformy po dniu wejścia zmian w życie będzie traktowane jako akceptacja zaktualizowanej treści Polityki.
§ 11. Dane kontaktowe i informacje końcowe
W przypadku pytań, wniosków lub żądań dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Tovoda, Użytkownicy mogą skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biuro@tovoda.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby.
Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia jej publikacji na stronie internetowej Platformy. Aktualna wersja dokumentu dostępna jest w zakładce „Polityka prywatności”.
